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Datenschutzerklärung (SmartInboxPilot)

Stand: 2. Juli 2026 · gilt für die App SmartInboxPilot (macOS).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dieser App im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

SeaSparks GmbH
Kirchenweg 1
20099 Hamburg
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer: Jan Dominik Gorsler, Philipp Hägler
Telefon: +49 40 24859333
E-Mail: kontakt@seasparks.de

Ein:e Datenschutzbeauftragte:r ist gesetzlich nicht erforderlich und nicht benannt.

2. Grundsatz: „local-first“ – deine Daten bleiben auf deinem Gerät

SmartInboxPilot ist ein E-Mail-Programm, das nach dem Prinzip local-first arbeitet: Deine E-Mails, Konten und Einstellungen werden ausschließlich lokal auf deinem Mac verarbeitet und gespeichert.

  • Wir (SeaSparks GmbH) erheben, speichern oder empfangen dabei keine personenbezogenen Daten von dir. Es gibt keinen Server von uns, an den die App Daten sendet.
  • Es findet kein Tracking, keine Nutzungsanalyse, keine Telemetrie und keine Werbung statt. Die App enthält keine entsprechenden Bausteine.
  • Deine Daten werden nicht an Dritte verkauft oder weitergegeben.

3. Welche Daten wo verarbeitet werden (lokal auf deinem Gerät)

Alle folgenden Daten liegen ausschließlich lokal auf deinem Mac:

Daten Zweck Speicherung
Zugangsdaten deiner E-Mail-Konten (Passwörter bzw. OAuth-Token) Verbindung zu deinem Mail-Anbieter Im macOS-Schlüsselbund (Keychain), vom Betriebssystem geschützt
E-Mail-Inhalte (Nachrichten, Betreff, Absender, Anhänge), die du abrufst Anzeige, Suche, Sortierung, Offline-Zugriff In einer lokal verschlüsselten Datenbank (SQLCipher); der Schlüssel liegt im Schlüsselbund
Einstellungen & Metadaten (Ordner-Favoriten, Klassifikations-/Triage-Daten, Ansichtsoptionen) Bedienung der App Lokal (verschlüsselte Datenbank)
Diagnose-/Absturzprotokolle Fehlerdiagnose auf deinem Gerät Nur lokal in einer Protokolldatei; werden nicht an uns oder Dritte übertragen

Die App überträgt diese Daten zu keinem Zeitpunkt an SeaSparks.

4. Netzwerkverbindungen und Empfänger

Damit ein E-Mail-Programm funktioniert, verbindet sich die App mit Diensten, die du selbst nutzt bzw. auswählst – nicht mit uns:

  1. Dein E-Mail-Anbieter (IMAP/SMTP). Zum Abrufen und Senden von Nachrichten verbindet sich die App direkt mit den Servern deines Anbieters. Die Verbindung ist per TLS verschlüsselt. Welche Daten dort verarbeitet werden, regelt die Datenschutzerklärung deines E-Mail-Anbieters.
  2. Anmeldung über OAuth (optional). Wenn du ein Konto bei Google (Gmail) oder Microsoft (Outlook/Office 365) per „Anmelden mit …“ verbindest, kommuniziert die App mit den Anmelde-Servern des jeweiligen Anbieters (z. B. accounts.google.com, login.microsoftonline.com). Es werden nur die für den Postfachzugriff nötigen Berechtigungen angefragt.
  3. Automatische Server-Erkennung beim Einrichten eines Kontos. Damit du nur E-Mail-Adresse und Passwort eingeben musst, versucht die App, die Server-Einstellungen automatisch zu ermitteln. Dazu kann die Domain deiner E-Mail-Adresse (der Teil hinter dem @) an einen Autoconfig-Dienst (z. B. Mozilla ISPDB, autoconfig.thunderbird.net, bzw. autoconfig.<deine-domain>) übermittelt werden. Zur Ermittlung der zuständigen Mailserver werden zudem DNS-Abfragen (MX-/SRV-Einträge der Domain) über einen DNS-over-HTTPS-Anbieter (Cloudflare, ersatzweise Google) durchgeführt. Es werden dabei keine Passwörter und keine E-Mail-Inhalte übertragen.
  4. Externe Inhalte in E-Mails. Bilder und Schriften aus fremden Quellen in HTML-Mails werden standardmäßig blockiert und erst geladen, wenn du dies je Nachricht ausdrücklich erlaubst (Schutz vor Zähl-/Tracking-Pixeln). Beim Nachladen wird die jeweilige Fremd-Ressource von ihrem Server abgerufen.
  5. Bereitstellung über den Apple App Store / TestFlight. Der Bezug und die Aktualisierung der App laufen über Apple. Dabei verarbeitet Apple Daten nach Apples eigenen Datenschutzbestimmungen; darauf haben wir keinen Einfluss.

5. KI-Funktionen (on-device)

SmartInboxPilot kann dir optional beim Verfassen von Antworten helfen und Mails klassifizieren. Diese KI-Funktionen laufen vollständig on-device über die von Apple bereitgestellten Modelle (Apple Intelligence) direkt auf deinem Mac. Für diese Verarbeitung verlassen keine Inhalte dein Gerät und werden nicht an SeaSparks übermittelt. Die KI-Funktionen sind standardmäßig deaktiviert und müssen von dir ausdrücklich eingeschaltet werden.

6. Rechtsgrundlagen

Soweit im Zusammenhang mit der App überhaupt eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns in Betracht kommt, stützt sie sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von dir angeforderten App-Funktionen) sowie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen, sicheren und datensparsamen Software). Da die Verarbeitung ausschließlich lokal auf deinem Gerät stattfindet und wir keine Daten empfangen, ist unsere Rolle als Verantwortlicher entsprechend begrenzt.

7. Speicherdauer und Löschung

  • Deine Daten bleiben so lange auf deinem Gerät gespeichert, wie du es möchtest.
  • Ein Konto entfernen: Über die App gelöschte Konten werden mitsamt ihrem lokalen Zwischenspeicher, ihren Einstellungen und ihren im Schlüsselbund hinterlegten Zugangsdaten vom Gerät entfernt. Dein Postfach beim Anbieter bleibt davon unberührt.
  • App deinstallieren: Beim Entfernen der App werden die lokal gespeicherten App-Daten gelöscht.

8. Deine Rechte

Nach der DSGVO stehen dir gegenüber dem Verantwortlichen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21) zu. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Da wir selbst keine personenbezogenen Daten über dich speichern, können wir zu deinen lokal bzw. bei deinem E-Mail-Anbieter gespeicherten Daten in der Regel keine Auskunft erteilen – diese verwaltest du direkt in der App bzw. bei deinem Anbieter. Für Anfragen zu dieser Erklärung erreichst du uns unter der in Abschnitt 1 genannten Adresse.

9. Datenübermittlung in Drittländer

Durch SeaSparks findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer statt. Verbindungen zu deinem E-Mail-Anbieter, zu OAuth-Anmeldediensten oder zu Apple erfolgen durch dich bzw. das Betriebssystem; für deren etwaige Drittlandübermittlungen gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte, mit Datum versehene Fassung.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz: kontakt@seasparks.de · SeaSparks GmbH, Kirchenweg 1, 20099 Hamburg.

Privacy Policy (SmartInboxPilot)

Last updated: 2 July 2026 · applies to the SmartInboxPilot app (macOS). This is a translation of the German master above; in case of doubt the German version prevails.

1. Controller

The controller responsible for data processing in connection with this app within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) is:

SeaSparks GmbH
Kirchenweg 1
20099 Hamburg
Germany

Represented by the managing directors: Jan Dominik Gorsler, Philipp Hägler
Phone: +49 40 24859333
E-mail: kontakt@seasparks.de

A data protection officer is not legally required and has not been appointed.

2. Principle: “local-first” – your data stays on your device

SmartInboxPilot is an e-mail program that works on a local-first basis: your e-mails, accounts and settings are processed and stored exclusively locally on your Mac.

  • We (SeaSparks GmbH) do not collect, store or receive any personal data from you in the process. There is no server of ours to which the app sends data.
  • There is no tracking, no usage analytics, no telemetry and no advertising. The app contains no such components.
  • Your data is not sold or passed on to third parties.

3. Which data is processed where (locally on your device)

All of the following data is stored exclusively locally on your Mac:

Data Purpose Storage
Credentials for your e-mail accounts (passwords or OAuth tokens) Connecting to your mail provider In the macOS Keychain, protected by the operating system
E-mail content (messages, subject, sender, attachments) that you retrieve Display, search, sorting, offline access In a locally encrypted database (SQLCipher); the key is stored in the Keychain
Settings & metadata (folder favorites, classification/triage data, view options) Operating the app Locally (encrypted database)
Diagnostic/crash logs Troubleshooting on your device Locally only, in a log file; not transmitted to us or to third parties

The app does not transmit this data to SeaSparks at any time.

4. Network connections and recipients

For an e-mail program to work, the app connects to services that you use or choose yourself – not to us:

  1. Your e-mail provider (IMAP/SMTP). To retrieve and send messages, the app connects directly to your provider’s servers. The connection is encrypted via TLS. What data is processed there is governed by your e-mail provider’s privacy policy.
  2. Sign-in via OAuth (optional). If you connect an account with Google (Gmail) or Microsoft (Outlook/Office 365) via “Sign in with …”, the app communicates with the respective provider’s sign-in servers (e.g. accounts.google.com, login.microsoftonline.com). Only the permissions required for mailbox access are requested.
  3. Automatic server detection when setting up an account. So that you only need to enter your e-mail address and password, the app attempts to determine the server settings automatically. To do this, the domain of your e-mail address (the part after the @) may be sent to an autoconfig service (e.g. the Mozilla ISPDB, autoconfig.thunderbird.net, or autoconfig.<your-domain>). To find the responsible mail servers, DNS queries (the domain’s MX/SRV records) are also performed via a DNS-over-HTTPS provider (Cloudflare, with Google as a fallback). No passwords and no e-mail content are transmitted in the process.
  4. External content in e-mails. Images and fonts from external sources in HTML mails are blocked by default and only loaded once you expressly allow it for an individual message (protection against counting/tracking pixels). When loaded, the respective external resource is retrieved from its server.
  5. Distribution via the Apple App Store / TestFlight. Downloading and updating the app runs through Apple. In doing so, Apple processes data according to Apple’s own privacy policy, over which we have no influence.

5. AI features (on-device)

SmartInboxPilot can optionally help you compose replies and classify mails. These AI features run entirely on-device using the models provided by Apple (Apple Intelligence) directly on your Mac. For this processing no content leaves your device and it is not transmitted to SeaSparks. The AI features are disabled by default and must be explicitly enabled by you.

6. Legal bases

Insofar as any processing of personal data by us takes place in connection with the app at all, it is based on Art. 6(1)(b) GDPR (provision of the app functions you requested) as well as Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in functional, secure and data-minimizing software). Since the processing takes place exclusively locally on your device and we do not receive any data, our role as controller is correspondingly limited.

7. Storage duration and deletion

  • Your data remains stored on your device for as long as you wish.
  • Removing an account: Accounts deleted via the app are removed from the device together with their local cache, their settings and the credentials stored in the Keychain. Your mailbox at the provider remains unaffected.
  • Uninstalling the app: When the app is removed, the locally stored app data is deleted.

8. Your rights

Under the GDPR you generally have the rights to access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18) and data portability (Art. 20) vis-à-vis the controller, as well as a right to object (Art. 21). You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.

Since we ourselves do not store any personal data about you, we are generally unable to provide information about the data stored locally or at your e-mail provider – you manage this data directly in the app or with your provider. For inquiries regarding this policy you can reach us at the address given in Section 1.

9. Transfers to third countries

No transfer of personal data to third countries takes place through SeaSparks. Connections to your e-mail provider, to OAuth sign-in services or to Apple are made by you or by the operating system; the privacy policies of the respective providers apply to any third-country transfers of theirs.

10. Changes to this privacy policy

We will adapt this policy if the app or the legal framework changes. The version published here, marked with a date, applies in each case.

11. Contact

For privacy questions: kontakt@seasparks.de · SeaSparks GmbH, Kirchenweg 1, 20099 Hamburg.